中国古代文档名词的当代应用研究

中国古代文档名词的当代应用研究

摘  要：从新中国成立以后不断形成、数量巨大的年鉴中，可以看出古代文档名词在使用数量、时间、频次等方面的使用特点。民国时期使用的26个主要文档名词中，还在使用的有19个，消失了7个；其使用时间以建国初期和改革开放以后为主，文革时期鲜有使用；从族类特征看，“文”族文档名词的使用频次高居第一，远远高于其它族类。这体现了当代社会对古代“文”族文档名词广泛使用的一个特点。同时，“档案”一词的使用频次和通用性都达到了历史最高峰。

关键词：古代；当代；文档名词；年鉴；档案；文件

中华人民共和国的诞生为档案事业的发展开辟了一个崭新的时代，也为文档名词的使用创造了广阔的应用空间。在这一新的时空条件下，古、近代传统文档名词（本文选用民国时期的26个主要文档名词）的使用必然有所变化，既会保持一定的历史延续性，也会有所创新。针对这一问题，本文结合具有年度性、连续性、现实性和史册性等特点的年鉴数据进行分析，力求数据全面、真实。

本文调查统计的对象是新中国成立以来的年鉴数据库，截至2015年1月20日，CNKI年鉴共2853种、23331册。通过对这些年鉴检索数据的比较，我们分析了传统文档名词在当代的使用情况，揭示了传统文档名词在当代的发展变化趋势。

一、总述

中华人民共和国建立初期，档案事业获得了全面、快速的发展，国家规模的档案事业初步确立。在这种新的社会环境下，中国古代传统文档名词的使用规律发生了较大的变化。

（一）继承

民国时期使用的26个主要文档名词中，在当代年鉴中继续使用的有19个，其中使用次数在万次以上的依次为“文件”、“档案”、“文书”、“公文”、“案卷”。这些延续下来的文档名词在当代各个工作领域被广泛使用，具有相对稳定性。

 

图表1  中国古代传统文档名词在民国和当代使用情况比较

 

第一，“文件”的使用频率位居第一。“文件”一词始于清末，民国时期开始广泛使用，并成为当时使用频率最高的文书类名词。在当代，本文的检索范围内，“文件”的使用次数为822739次，使用频次进一步提升，取代了“文书”一词在所有文档名词术语中名列第一，并处于遥遥领先的地位。这体现了“文件”一词的现代意义被接纳性强，应用广泛。

第二，“档案”、“文书”、“公文”、“案卷”4个古代传统文档名词仍然使用广泛。其中，“档案”的使用次数为为465452次，位列第二，作为档案工作领域的专业名词，其通用性得到了极大的加强。“文书”、“公文”、“案卷”的出现次数均在万次以上，远远高于其它文档名词。加上产生于清末的“文件”一词，5个高频词皆为传统名词，体现出了非常强的继承性。

（二）发展和创新

由于社会的进步、科技的发展、社会分工的明确和细化，中国古代传统文档名词应用的语言环境更丰富、更专业化，在当代增添了文档名词与载体材料、专业领域和计算机技术等新内涵。这些特征必然反映到人们对它们的认知中，也必然反映到文档名词的用词、结构和含义的变化上。其最突出的表现为文档名词的复合化（多音化）、专业化、体系化、规范化。

第一，载体概念被复合入文档名词的结构之中，形成“载体概念（名称）＋通用名词（文件、档案等）”复合结构的文档多音词。

科学技术的进步，使当代文档载体材料快速发展、日益丰富，它们在文档名词中也开始被反映出来，形成新的文档复合词、多音词。“现代使用的文件，既包括以文字为主要记录方式的书面文件，也包括以线条、纹路、明暗反差方式记录客体信息的图示文件，以录音、摄像、计算机存贮等方式方法记录客体信息的音像文件和机读文件；既包括纸质文件，也包括胶片文件、磁带文件、磁盘文件和光盘文件；”[1]文件如此，“档案”也同样，按照其记录载体不同，分为纸质档案、机械录音档案、照片档案和光盘档案，等等。

第二，专业要素、管理要素等也被加入到文档名词的构成之中，形成“专业概念（名称）＋通用名词（文件、档案等）”、“管理概念（名称）＋通用名词（文、件、文件、档案等）”等复合结构的文档多音词、词组。

1987 年2月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定：我国现行的公文按来源又可分为收文和发文；按行文关系分为上行文、平行文和下行文；按机密程度和阅读范围分为绝密件、机密件、秘密件和普通件；按文件分送对象和目的分为主送件、抄送件、批转件和转发件；按处理时效的要求分为特急件、急件和平件；按专业内容又分为法规文件、外交文件、司法文件、军事文件、计划文件、统计文件、会计文件和科技文件等。

“档案”按照门类，分为文书档案、科技档案和专门档案。文书档案下面继续分为党务档案和国家政务管理档案等；科技档案划分为水文档案、测绘档案、XX档案，等等；专门档案分为人事档案、会计档案、XX档案，等等。随着档案门类的细化，人们对其认识得到质的提升，档案的分类进一步规范化、专业化,使文档名词之间有了明确的专业领域限定。

第三，主从复音词的形成和使用，使文档名词的通用性、统一性、体系化程度越来越高。

当代年鉴中，以“文件”、“档案”等通用性名词作为主词所形成的复合词非常多，如 “文书档案”、“簿册档案”、“机密文件”，等等。这种结构表明“文件”、“档案”等是主词、是归宿，也说明一种依赖的关系，这表明当代对于“文件”、“档案”等通用名词的认可度和统一度已经非常高。

第四，人们对文档事物认识的不断深入，使得文档名词有了新组合、内涵越来越丰富、规范性越来越强。

首先，文档名词的内涵越来越丰富。如“文书档案”一词，已经不简单的是两个文档名词的并列，而是代表了一种档案分类，表示一类档案的集合。这也是古代“文书”、“档案”两词在今天的一种发展组合。

其次，文档名词的规范性越来越强，出现了一些文档名词术语规范和专业名词词典等。例如：《档案工作基本术语》（中华人民共和国档案行业标准DA/T1-2000）；1993年陈兆祦、黄坤坊编著的《简明档案学词典》；1994年吴宝康、冯子直主编的《档案学词典》等。

总的说来，当代文档名词发展、创新的主要特点是复合化、专业化、多音化、体系化，使文档名词从古代双音词、单音词为主转变为以多音词为主。

（三）蜕变及消失

在对当代年鉴文献检索的26个文档名词中，“正文”中检索出为0条的文档名词有“卷档”、“书牍”、“官牍”、“函牍”；而其它检索结果虽显示“卷册”6905条、“案档”21条、“簿档”7条，但是均非文档名词义，故实为0条。所以，这7个文档名词属于今天完全不用、已消失的文档名词。

检索结果为1的文档名词有“卷簿”、“公牍”、“案牍”，这3个文档名词也基本退出了历史舞台。这些文档名词在当代不但极少使用，而且主要是在叙述古代事件时使用，不具备当代意义。例如：

“该论者从蒙书、家训、官箴书、政书及一些案牍、书判、地方官告示和孔府档案等资料着手, 还原了传统调解制度形成和执行途径的历史面貌, 解读了传统调解制度近代得以延续的缘由。” [2]

二、中国古代传统文档名词的词频规律

当代年鉴中，在继承下来的19个古代主要文档名词出现次数方面，从高到低依次为:文件→档案→文书→公文→案卷→卷宗→文案→档册→簿册→簿书→文卷→宗卷→文牍→档卷→文簿→档子→公牍→案牍→卷簿。

第一，文书类名词仍然比档案类名词的使用频率高。

在中国古代、近代，文书类名词整体上远远高于档案类名词的出现次数，当代仍然如此。以“文件”、“文书”和“公文”为主的文书类名称出现次数之和是以“档案”和“案卷”为主的档案类名词出现次数之和的2倍多。这是因为文书类事物的现实性远远强于档案类事物，因此，从古到今文书类名词比档案类名词的使用率都高出很多。

第二，排名前两位的“文件”、“档案”两词，在中国古代出现的时间较晚，因此更符合时代的需要。

“文件”、“档案”两词是当代所有文档类名词中使用最为普遍的两个词。其中，“档案”一词出现于清初，“文件”一词出现于晚清。它们在当代成为两个领域中的通用性、统一性名词，这与它们更接近于现代社会的社会需要有关。

第三，前5名的高频文档名词在使用时间上，从1990年以后均开始急剧增加。

建国初期年鉴中使用古代主要文档名词比较多，文革期间的10年则是传统文档名词几乎消失的10年。从1977年开始传统文档名词被继续使用，1985年开始迅速增加。其中，“文件”从1991年、“档案”从1997年开始年过万次，“文书”从1991年、“公文”从2001年、“案卷”从2004年开始年过千次。“文书”和“公文”在2007年达到最高峰；“档案”、“文书”、“案卷”在2008年达到最高峰。总体来看，文档名词使用的增长速度排名依次为“文件”、“档案”、“文书”、“公文”和“案卷”5个高频词。由此说明：（1）当代文档名词总体上表现出较强的继承性；（2）1990年以后文档名词的社会认知度不断提升。

图表2  当代年鉴中前5名文档名词使用时间统计表

 

 

第四，5个高频文档名词在内容上主要集中于事实类、文件类、机构类和总结报告类。

“中国年鉴网络出版总库”中，年鉴内容按国民经济行业分类可分为：农、林、牧、渔业、采矿业、制造业、建筑业、信息传输、计算机服务和软件业、社会保障与社会福利业、文化、体育和娱乐业、公共管理和社会组织等21类行业，进一步划分为总结报告、领导讲话、远景规划和事实类等16类条目。“文件”、“档案”、“文书”、“公文”、“案卷”5个高频词总体上主要用于事实类（1,089,486次）、文件类（102,238次）、机构类（51,107次）和总结报告类（47,579次）四个方面。

图表3  当代年鉴中前5名文档名词分类统计表

 

 

三、中国古代传统文档名词在当代年鉴中的“族性”特征分析

现以民国时期的5个族系、26个主要文档名词为对象，来分析中国古代传统文档名词在当代的变化情况。从当代年鉴中的检索和对应考察结果看，“文”族文档名词的使用频次依然第一、“档”族文档频次第二，二者均远远高于其它3个族系的使用频次。而其中的“簿”、“牍”两族的使用频率都不及0.003，基本上属于死名词。其中，“牍”族排名降为最后一名，由6个词组成，仅有16次。这是由于“牍”族文档产生的历史早，基于竹木载体，在当代逐渐淡出了文档的使用舞台。

 

图表4    5个族类文档名词在当代年鉴文献中使用情况表

族类名称	族内名词数	检出次数	合乎文档词义次数	文档频次
“文”族	7	953399	953081	40.85041
“档”族	7	501993	465513	19.95255
“卷”族	8	39080	31846	1.364965
“簿”族	5	906	69	0.002957
“牍”族	6	16	16	0.000686

 

 

1.“文”族

图表5   当代年鉴中“文”族文档名词的使用情况表

 

第一，在当代年鉴中使用的“文”族文档名词，从总体看整个族系社会认知度高、使用广泛。从使用情况看，只有“文案”的生命力已基本消失。此外，“文件”与“文书”两词的位置变化也值得注意：在中国古代社会，“文书”一词从秦汉到清，皆为使用次数最多的文档名词；“文件”一词出现于晚清，民国时期出现次数已超越“文书”一词，成为该领域中最重要的专业名词，但民国时期两个名词的出现次数相差无几。到了当代，两者的使用次数之差接近10倍，“文件”一词成为无可置疑的通用名词。

第二，“文”族的出现次数、频次发生变化。“文卷”由民国时期位居第四降为第五，出现次数仅为21；而“文案”的出现次数为924，远远高于“文卷”，由第六升为第四位。

第三，“文”族的应用领域以今用为主。如：现在人们更广泛使用的“文案”，用于广告文案、设计文案等诸多领域；较少用于“文卷”，该词依旧主要用于档案领域。例如：

“整理档案资料120 多件, 文卷76 卷, 顺利通过全市档案年检验收；” [3]

 “机要人员严格按保密守则办事, 认真整理并保管好档案文卷……” [4]

 

2．“档”族

“档”族共有7个文档名词，在整个族系中文档名词排第二位。其基本特征如下：

图表6   当代年鉴中“档”族文档名次使用情况表

 

 

 

第一，“档”族从出现次数和文档频次看，除“档案”一词外，其余均较少使用。“档”族文档名词的形成时间晚，与满族的统治关系密切，有较强的历史特点。经过近代的演变，到当代只剩“档案”一个名词仍继续使用，以一代全，统一了“档”族，并成为档案事物的通用性、统一性文档名词。

第二，除“档案”一词外，其它“档”族名词如“档册”、“档卷”、“档子”等虽也有出现，但很多是用于古代事实的描述。检索出“档子”3处均是今人叙述古代事情，该词在当代已属于死名词；“档册”一词则还有一些活性，在有文档含义的49处中，属于古事今述的有16处，其它是作为当代文档名词使用的，多见于“建立档册”、“健康档册”的组合中；“档卷”则多为当代各项工作使用。例如：

“但是由于屡经战乱, 在全省范围内, 明清以前的档册典籍几乎损毁殆尽。”[5]

“到了努尔哈赤、皇太极的时代, 这类人物更受尊崇, 记写档子, 成了朝廷和民间穆昆( 氏族) 普遍和经常要办的大事, 由专门的‘榜色达’(记档的头) 或‘巴克什’(文书) 负责。”[6]

“摘录的材料存入法律顾问处的档卷”[7]

第三，当代“档”族文档名词除“档案”外，都属于死名词。即使有所使用，也非文档的含义。如

“档子”一词，作为文档名词的含义很少，今人主要把它作为量词，用在事或事情前面、戏班子或某种行业单位、演出节目、场、次等，用于庙会等多重含义，因此，检出的今天的用法多用于其它领域，而只有在较少的古语环境才作为文档名词使用。

3.“卷”族

总的来说，当代年鉴中，“卷”族文档名词由民国时期的8个变成7个，“卷档”为0次。使用频率由民国时期的案卷→文卷→卷宗→档卷→卷册→宗卷→卷档→卷簿，变成案卷→卷宗→文卷→宗卷→档卷→卷册→卷簿→卷档。其中，“卷宗”和“宗卷”的排名有上升。其使用情况详见“图表7”。

图表7  当代年鉴中“卷”族文档名词使用情况表

 

具体地说：

第一，“卷”族的族内排名变化。“案卷”使用频率依然第一，后来居上的为“卷宗”，排第二。这两个文档名词远远高于其它“卷”族名词的使用频率。“文卷”由原来的第二，退为第三，且使用频率比民国时期大大降低。

第二，“卷”族文档名词多今意。一些“卷”族名词通用性强，为当代普遍接受，并且内涵有所发展。如“案卷”增加了“公安、司法机关调查处理案件的文字材料”[8]的专业领域内涵。这样的用法有很多，如：

“……部门进行办案场所巡查、查阅卷宗台账、浏览办案系统、观摩办案过程、互通办案数据和办案动态、举行联席会议等，对日常执法活动进行动态监督……”[9]

第三，“卷”族在当代年鉴中出现次数和合乎文档名词的差距较大。其原因是“卷”多作为文档量词使用，而非名词。如：“案卷旧称‘卷宗’，文件的基本保管单位。”[10]再如：“馆藏档案达到171个全宗，85000余卷册。”[11]这里的“卷册”等同于量词的“卷（册）”，经过依次排除后，最后只有4处为文档名词词义。

4.“簿”族文档名词

“簿”族文档名词在民国时期包括5个，分别为“簿册”、“簿书”、“文簿”、“卷簿”、“簿档”。“簿”族文档名词在当代的使用情况如下：

其在当代年鉴中使用情况的族内排名依然没变，只有“簿档”一词不再使用。“簿册”、“簿书”依然是“簿”族文档名词的主流名词。

图表8  当代年鉴中“簿”族文档名词使用情况表

文档名词	检出次数	合乎文档词义次数	文档频次
簿册	843	39	0.001672
簿书	39	26	0.001114
文簿	16	3	0.000129
卷簿	1	1	0.000043
簿档	7	0	0
合计	906	69	0.002957

 

第一，“簿”族的出现次数和出现频次较低。其出现次数合计为69次，出现频次总和为0.002957，说明当代年鉴中使用的“簿”族文档名词非常少，除了“簿册”、“簿书”还有少量使用外，其它的“簿”族文档名词——文簿、卷簿、簿档的出现次数很少或基本不用。其中使用最多的是“簿册”一词，完全合乎文档词义的用法也仅有39处，其它多为文档含义较为模糊的记事、记账本子的含义，如“工作簿册”、“登记簿册”等。

第二，“簿”族文档名词主要用于古事今述，较少反映当代工作，说明其现代意义较弱。例如：

“簿书”主要用于古代语境中的叙述，如“平时‘但以簿书文移，弥缝搪塞，一生精神，用在酬应世态，绸缪身家之处，互相欺周。’”[12]

“徽州文书是徽学研究的重要载体, 一些学者利用契约、簿册、档案对明清及民国社会经济史进行探讨……”[13]

第三，“簿”族中出现次数最高的“簿册”，作为复音词使用的次数较多，且多与“档案”并列或者连用、以“档案”为主词，如“档案簿册”（16条）、“簿册档案”（5条）等。例如：

“……问相关情况，查阅相关资料、档案簿册，召开座谈讨论，实地走访等形式对市六个县(市)区政府及妇儿工委各成员单位贯彻、实施一办法两规划情况进行了执法检查。”[14]

“做到了工作制度、办案程序、簿册档案、责任目标、考核评比规范化, 信访行为规范化……”[15]

5.“牍”族

民国时期出现的“牍”族文档名词，主要包括“文牍”、“案牍”、“公牍”、“书牍”、“官牍”和“函牍”。

图表9  当代年鉴中“牍”族文档名词使用情况表

 

第一，6个传统“牍”族文档名词，在当代年鉴中仅有3个出现过，半数已经消失，且“公牍”、“案牍”的出现次数也只有1次。这主要与其构词内涵有关，其主词“牍”字，与古代书写的竹、木有关，已不是今天的主流文档载体，这是其消失的主要原因。

第二，“牍”族中，“文牍”使用次数最多，共14次。“文牍”始于宋代，指“文书，公牍。见于宋代。宋·苏轼《上初即位论治道》之二：‘而尚书诸曹，文牍繁重，穷日之力，书纸尾不暇，此皆苛察之过也。’”[16]在当代，其通用性已大大降低，但意义上变化不大。如：

“严格规范工作程序，努力提高文牍质量。全年共形成各类文牍材料1800件，350万字，材料格式规范，语义明确，质量明显提高。……公文质量居全市前列。” [17]

“事务组执掌文牍、会计、庶务、统计、征集、招待、保管等事宜……”[18]

第三，“牍”族中，以今人述古为主。例如：

 “途中其父遭劫匪杀害，临终前将所携营造文牍交给了文倩。她受孙权之命，亲自测量、绘图、监工，终于在长江南岸建起了一座都城。”[19]

第四，“公牍”不再居“牍”族之首，几近消失。在古代和民国时期，“牍”族文档名词的出现次数，“公牍”第一，“文牍”第二，而在当代年鉴中“公牍”仅出现1次：

“《饶应祺稿本文献》是清代新疆巡抚饶应祺主政新疆时期往来的各种奏折、公牍、信函、电报，包括众多的原稿或抄稿，共计7000件，是研究晚清新疆政治、经济、军事、外交、民族、灾荒等多个领域不可或缺的宝贵资料。”[20]

总之，中国传统文档名词是伴随中国几千年历史形成和使用的，没有对古代、近代传统文档名词的继承，就没有当代文档名词的发展。从当代年鉴中，我们可以看到对传统主要文档名词植入了更多的时代因素、技术因素、管理因素。今后，随着信息含量的加大，专业化程度的提高，文档名词还将变得更加丰富。

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